最佳项目管理

要了解项目管理工具，有助于清楚地定义项目的组成部分。根据项目管理协会的说法，项目是“为创造独特的产品、服务或结果而进行的临时努力。”这包括为实现目标需要完成的五个阶段。这些阶段是：启动、计划、执行、监控、控制和关闭。任何项目管理软件都应该为所有这些阶段提供功能。

虽然五个阶段保持不变，但项目管理有多种方法。最重要的包括：

分阶段方法：也称为瀑布项目管理。分阶段方法是一系列不同的步骤，取决于前一阶段的完成情况。项目阶段只能按线性顺序进行管理，因此很难纠正错误。

迭代增量法：它由重复的循环组成。这意味着可交付成果可在初始完成后进行审查和改进。这种方法，也称为敏捷项目管理，在软件开发中特别有用。

精益项目管理：它使用精益管理原则来减少浪费，同时保持高水平的生产力。这种方法有助于公司识别和消除不会为公司和客户带来价值的任务。

关键链项目管理：它基于约束理论（ToC），这是一种管理哲学，专注于可能危及项目成功的限制。通过识别最关键的约束，公司可以准备避免项目问题。

基于过程和产品的项目管理：它侧重于结果。它是收益实现管理方法的一部分。当结果是产品时，公司定义和管理项目以优化生产和分销。对于专业服务公司而言，业务流程是其项目管理战略的核心。

项目管理软件已经演变成新的产品，包括专业服务自动化 (PSA) 软件和项目和投资组合管理 (PPM) 软件。PSA 软件在项目管理之上还包括后台功能，例如 CRM 和会计。PPM 解决方案专注于统一多种类型的项目并管理它们之间的相互依赖关系。购买者需要了解这些类型的软件之间的差异，以选择最适合他们需求的解决方案。

SMB 公司可能会受益于结合了项目管理和后台的 PSA 解决方案，从而提供了一个单一的数据存储库和一个集成系统。PSA 的一个可能缺点是它可能并不总是包含强大的后台功能，这就是为什么公司可能更愿意选择单独的会计或 CRM 解决方案。

大中型专业服务提供商可以从 PPM 软件中显着受益，这使他们能够管理具有多个利益相关者的项目。PPM 可能非常昂贵，并且需要与其他系统集成，例如ERP 系统或CRM 软件，这通常需要额外的投资。

小公司在评估项目管理软件时面临另一个关键挑战：众多解决方案仅提供典型项目管理解决方案的子集。一些示例是任务管理和项目协作工具，它们可用于补充核心项目管理功能，但不能替代它们。虽然这些类型的软件比项目管理解决方案更实惠，并且对于初创公司和微型企业来说是一个不错的选择，但随着公司的发展，它们通常会变得不够用。

存在哪些类型的项目管理软件？

项目管理软件旨在以不同的方式实施，包括同类最佳、一体化套件和单点解决方案。

同类最佳软件

同类最佳软件专注于项目管理。

多合一套房

多合一套件包括其他类型的功能，例如 CRM 或计费。

点解决方案

单点解决方案旨在通过提供项目协作或项目分析等功能来补充项目管理工具。

行业特定的项目管理解决方案

行业特定的项目管理解决方案专为设计、房地产、法律服务等各个行业的专业人士而设计。这些解决方案为行业或市场提供标准的项目模板和报告或 KPI。它们还与为同一行业明确创建的其他软件紧密集成。

大多数项目管理解决方案都包含以下标准功能：

定义：项目定义功能是任何项目管理软件的核心，因为它允许公司定义项目结构，这是任何业务活动的基础。需要仔细定义项目结构；由于存在中断项目的风险，在实施过程中很难对其进行重大更改。同时，项目管理软件应允许用户调整结构以保持项目正常进行。

计划：项目管理软件应提供多种选项来计划项目，例如用于定义谁在何时做什么的模板和规则。项目计划模板是任何项目的良好起点，因为项目经理不需要从头开始计划。项目规则可用于定义资源分配、任务相关性和项目截止日期的工作流。项目计划还应考虑可能影响项目的风险。例如，项目经理可能希望分配比标准时间和资源更多的时间和资源来完成任务。最好为最坏的情况做计划。

时间表：项目时间表包括里程碑和截止日期，它们确定了项目的每个阶段预计何时完成。根据项目的复杂性，还可以为活动和任务分配截止日期。项目管理解决方案应包括根据任务之间的相互依赖关系定义里程碑的功能。例如，一些任务只有在前一个任务完成后才能开始，而其他活动可以并行完成。

可视化：项目可视化功能（如甘特图）提供项目所有活动、任务、截止日期和里程碑的概览。理想的可视化允许用户深入到项目结构的每个级别，以查找有关资源或活动的详细信息。具有适当授权的用户还应该能够调整可视化时间表，并且对任何操作或里程碑的任何更改都应该自动更新项目的任何其他相关部分。

工作流：工作流和过程定义了在项目的各个阶段如何执行活动。这些功能需要可定制以适应每个团队的需求，并应提供合理的逻辑以考虑项目约束和限制。为了提高问责制，工作流程应包括批准，以便主管、项目经理和高管对所提供服务的质量负责。

任务：任务管理用于定义、安排和监控员工及其工作。这对于管理在不同地点工作的多个团队以及现场人员或外部承包商和顾问至关重要。项目管理软件应能够根据意外变化或客户要求调整进度。待办事项列表也是任务管理的一部分，用于创建员工或团队的任务列表。使用待办事项列表，项目经理可以将工作分配给员工，而无需让他们访问整个项目。待办事项列表也可以用作员工用来跟踪进度的清单。

资源管理：资源管理尤为重要，因为它会对项目成本产生重大影响。每种类型的活动都可能需要特定的资源，这些资源应该被最佳地用于降低成本。团队还受益于跨多个活动和项目分配资源的能力，这使他们能够批量获取材料并节省采购成本。此外，用兼容的替代品替代不可用资源的能力可以降低成本并避免延误。

文档：项目文档功能管理与项目相关的所有文档的流程，例如合同、工作说明书、报价和建议书等。这些文档通常以电子格式存储，便于用户在内部和外部共享它们。项目管理解决方案包括文档模板和用户重用内容的选项也很重要。

报告：报告、分析和仪表板供项目参与的所有各方使用，从员工到外部顾问，甚至是客户。因此，分析功能必须足够灵活以轻松适应每种类型的用户。同时，私人数据或财务细节等敏感信息只能通过安全门户与授权用户共享。

项目管理软件的其他功能：能力能力、关键路径能力、依赖关系能力、问题跟踪能力、大规模更新能力、项目预算能力、项目地图能力、重复任务能力、资源分配能力、任务优先级能力、时间和费用能力

其他项目管理软件功能

其他项目管理功能有时包含在核心项目管理解决方案中，或者作为插件或单独工具单独提供：

看板：基于精益管理原则，看板功能旨在使用项目的可视化表示来消除浪费的工作。看板包括可用于对任务进行分组并轻松将活动分配给员工或团队的卡片。这些功能对于敏捷项目管理特别有用。

协作：员工之间或公司与其客户和合作伙伴之间的协作对于项目的成功至关重要。虽然协作平台和软件可以与项目管理解决方案分开使用，但最好将它们组合在一个系统中，尤其是对于复杂的项目。

文档管理：项目经理使用工作说明书 (SOW) 和工作分解结构 (WBS) 等文档在内部和外部共享项目计划和信息。文件共享是一项重要功能，它允许所有各方访问文档。更高级的文档管理功能允许用户协作创建和修改文档。对文档的访问应按角色管理，以限制对敏感信息的访问。

计费：计费和费用管理并不总是项目管理所必需的，但对于复杂的项目可能非常重要。当多方参与一个项目时，必须确保对所使用的人力和物力资源进行适当计费。

优化：项目优化使用历史数据来识别瓶颈和其他影响过去项目的因素。这使公司能够采取纠正措施并避免在未来重复同样的错误。例如，如果承包商总是迟到或工作平庸，公司应将其替换为另一家服务提供商。

模拟：项目模拟允许项目经理为一个项目创建和比较多个场景，并确定要实施的最佳选项。每个场景都描述了分配资源和定义里程碑的不同方式，并且还可以考虑各种约束和可能的瓶颈。这种类型的功能对于具有复杂活动的大型自定义项目尤其重要。

项目会计：此类功能通常作为会计软件和基于项目的 ERP 软件的模块提供。其主要目的是跟踪项目成本和收入，并整合与项目管理相关的任何财务信息。项目会计提供有关每个项目或投资组合财务绩效的关键信息。

挣值管理 (EVM)：EVM 是跟踪项目绩效的另一种方式。这种类型的软件还提供监控项目进度的功能。EVM 帮助企业估算项目成本、跟踪实际成本并计算项目的挣值。虽然任何公司都可以使用这种类型的功能，但它对于需要大量投资的大型复杂项目更有利。例如，EVM 是交付基础设施或城市发展等资本项目的公司的必备工具。

工作分解结构（WBS）：对于复杂的项目，公司需要将项目分解成更小的组件，并分别进行规划。每个元素可以由不同的员工和团队负责，也可以涉及外部顾问或服务提供商。公司使用 WBS 通过监视任务、子任务、资源和相关人员来跟踪项目及其组件。

风险管理：尽管有计划和监控，但项目可能会受到自然灾害、黑客攻击或人员变动等意外事件的负面影响。虽然不可能为任何风险做好准备，但公司可以使用项目风险管理功能来识别潜在问题。项目风险管理软件还可以帮助公司制定计划和纠正措施，以在风险发生时降低风险。

资源管理和成本跟踪：公司使用此类软件的主要原因是管理资源和跟踪非重复业务运营的成本。例如，营销公司通常提供社交媒体推广等标准服务，但他们也可能为大客户创建定制活动。标准服务以相同的方式提供给所有客户，因此是重复的并且需要类似的资源，这意味着它们的成本对于每个客户通常是相同的。根据客户的需求，定制活动可能会完全不同，这意味着分配给每个项目的资源也会有所不同，其成本也会有所不同。

产品多样化：项目管理软件能够结合多种类型的服务以使公司的产品多样化。这种灵活性使团队能够适应客户不断变化的偏好和市场需求。在专业服务等竞争激烈的行业领域，快速响应市场变化的能力可能是一项重要的竞争优势。

有效性和盈利能力跟踪：需要项目管理来跟踪专业服务活动的有效性和盈利能力。通过在正确的时间将正确的资源分配给正确的任务，项目经理可以按时按预算交付项目，从而提高客户满意度和生产力。

基于项目的业务的大多数员工以及合作伙伴和客户都受益于使用项目管理软件。

员工：项目管理软件帮助参与项目执行的员工，他们需要知道他们必须做什么以及何时。员工在完成任务并使用软件与内部和外部利益相关者进行沟通和协作时也会更新系统。通过与其他解决方案集成，员工可以跟踪每项活动所花费的时间或检查设备或组件等资源的可用性。

项目经理：项目经理需要访问系统的所有功能来定义项目和资源并监控所有活动，还需要在必要时干预和修改项目的任何部分。这只能通过具有不同严重程度的警报和通知来实现，其中包括升级工作流。项目经理还参与设置和管理内部和外部用户的访问权限。

高管：高管主要使用分析和报告来监控项目。除了有关项目状态的详细信息，他们还需要有关分配资源的成本和每个项目的整体有效性的信息。当项目的活动或阶段完成时，他们还可以从使用警报和通知中受益。

合作伙伴：对于合作伙伴来说很重要，例如补充公司产品的承包商或第三方服务提供商。由于外部贡献者仅参与项目不同阶段的特定活动，因此他们需要访问完成工作所需的信息，仅此而已。

客户：客户还可以通过专用门户使用此类软件来监控一个或多个项目的进度、提供反馈并与服务提供商沟通。对于大型复杂的项目，客户可能有专人或团队负责项目；他们可能需要访问提供商的项目管理解决方案。

项目管理软件有多种替代方案，可以部分或全部替代此类软件：

项目和项目组合管理软件：PPM 专注于项目组合，它们是具有共同特征的项目组合，共享相同的资源，可以作为一个组进行计划和管理。虽然 PPM 软件通常包含管理单个项目的功能，但项目管理解决方案通常不提供项目组合管理功能。这意味着标准项目管理工具对于需要管理项目组合的公司来说不是一个好的选择。

专业服务自动化软件：PSA 是专业服务的 ERP，它为前台（销售和营销）、后台（会计和人力资源）以及 PPM 提供模块。这种类型的软件非常适合喜欢在整个业务中使用单个集成系统的中型和大型服务公司。

ERP：除了 PSA，基于项目的公司有两种类型的 ERP：ETO ERP 软件（适用于航空航天和国防等行业的复杂定制产品的制造商）和基于项目的 ERP 软件（适用于政府承包商）。典型的 ERP 系统并不总是包含这些公司所需的功能，例如投标、合同管理或时间和费用管理。此外，大多数 ERP 系统的项目管理模块对于制造和政府​​承包商来说不够健壮。

工作管理软件：中小型专业服务公司并不总是需要 PSA，但通常需要项目管理软件中通常不包含的功能。这些功能可能因行业而异，例如，营销机构需要内容创作和文档管理功能。工作管理是一种相对较新的软件类型，它将项目管理与协作和行业特定功能相结合。

与项目管理软件相关的软件

大多数商业软件都与项目管理软件直接或间接相关，其中一些最重要的是：

协作和生产力软件：协作对于项目管理至关重要，因为总是涉及多方。虽然项目管理软件包含协作的基本功能，但更高级的软件（例如团队协作软件）可能对大型团队和复杂项目有益。在生产力方面，生产力机器人软件等新型工具使项目经理能够自动化平凡的任务并专注于战略。

内容管理系统：在营销和广告等行业，内容是公司的主要交付成果。因此，对于依赖内容的团队来说，能够管理创建、跟踪和共享多种类型内容所需的库、数据库和其他工具非常重要。根据可交付成果的复杂性，项目经理可能需要使用简单的工具，例如在线表单生成器软件，或复杂的解决方案，例如知识管理和企业内容管理 (ECM) 软件。

合作伙伴管理软件：项目经理经常与外部顾问或专门从事公司没有专业知识的业务领域的公司合作。例如，公司可能需要与法律顾问合作，以确保合同和其他文件符合法规。将特定任务外包给自由职业者也比雇佣员工更有益。在这些情况下，项目经理需要跟踪他们与谁一起工作、他们负责什么以及他们的表现如何。

流程自动化软件：具有复杂运营的大中型公司需要定义、实施和优化团队流程以简化运营。虽然项目管理软件包含一些用于工作流管理的功能，但流程自动化的高级功能需要与业务流程管理软件集成。另一种实现流程自动化的方法是使用机器人流程自动化 (RPA) 软件，该软件使用机器人来帮助员工完成重复性和乏味的任务。

会计软件：会计和计费软件用于管理项目的发票和跟踪成本。会计软件还可用于涉及多个地点的团队的复杂项目，这些地点可能有不同的财务法规、货币或税收。计费软件对于大型项目来说也是必不可少的，它可以整合与采购资源、设备租赁或承包商提供的服务相关的不同类型的费用。

合同管理软件：合同管理软件定义了项目的条款和服务水平协议。服务提供商必须确定活动和里程碑，并确保他们的客户可以访问这些信息。合同还可用于解决因延迟交付和所提供服务质量差而引起的法律问题，有时还可以用于向客户收取未付款项。

客户服务软件：客户服务软件用于在合同期间维护与客户的关系，并确保条款和条件得到正确应用。客户服务部门通常是公司与其客户之间的主要联系点；他们必须能够快速有效地响应任何客户请求。他们还负责识别可能危及与客户关系的问题，并将其上报给项目经理。

人力资源软件：人力资源软件和薪资解决方案对于拥有众多员工的大公司来说是必不可少的。这些类型的软件用于定义工作角色和职责、工资和其他形式的报酬以及工作时间表。由于劳动力是任何专业服务公司总成本中最重要的部分，因此在确保遵守劳动法和集体谈判协议的同时对其进行跟踪至关重要。

ERP 系统：ERP 系统通常包含上述一些功能，但很少包含所有功能。当公司使用 ERP 作为他们的主要系统并且无法为客户服务或合同管理提供单独的解决方案时，他们更喜欢包含这些功能的项目管理解决方案。他们还可以选择采用工具或插件来补充他们的 ERP 和项目管理解决方案。

还有几种与项目管理软件相关的服务。相关服务可以从外部项目管理到项目优化，并且可以由任何规模的公司提供，从独立承包商到跨国咨询公司：

• 外包：项目管理外包由不希望投资于管理项目所需的技术和专业知识的公司使用。虽然这种方法主要用于一次性项目，但一些公司经常使用它。

• 咨询：项目咨询服务帮助公司定义和实施战略，以改进他们交付项目或项目组的方式。顾问与高管和项目经理一起确定公司如何优化其产品以适应市场变化、扩展到新市场或使其活动多样化。

• 咨询：项目优化咨询服务对于不具备确定可以改进的内部专业知识的专业服务公司至关重要。具有丰富经验的顾问可以快速确定需要改进的领域，并提出项目管理的变更或新方法。

有数百种项目管理软件和工具看似相似，但实际上并非如此。这些解决方案之间的差异使购买者难以准确了解他们的工作以及他们如何与其他软件产品一起使用。项目管理软件面临的最重要挑战如下所述：

功能：对于成长中的公司来说，功能不足或过多可能是一个问题，这些公司要么超出现有软件，要么实施了过于先进的项目管理解决方案，无法满足他们的需求。避免此问题的最佳方法是根据当前和未来的需求评估项目管理解决方案。

集成：项目管理软件和其他解决方案之间缺乏集成会造成信息孤岛，这些孤岛可能会导致数据处理错误。当员工使用多个系统并在多个系统中输入相同的信息时，用户采用也会受到负面影响。

报告：罐头报告和缺乏分析是遗留项目管理解决方案的一个重要问题。新软件通常提供更灵活的分析或与商业智能工具的集成。另一个挑战是更灵活的分析不一定涵盖高级报告需求。购买者应评估供应商提供最佳分析功能组合和满足其特定需求的灵活性的能力。

自带软件（BYOS）：BYOS是一种类似于自带设备（BYOD）的趋势；它指的是员工可以决定使用未经雇主批准的项目管理工具。由于有不同的工具可用，其中许多是免费使用的，员工可能会想为他们的团队或部门尝试它们。当不同的团队或部门选择使用单独的项目管理软件时，这种趋势可能会导致信息孤岛的产生。

遗留软件：虽然大多数项目管理软件产品都是基于网络的（这意味着用户只需要互联网浏览器来访问系统），但一些旧的解决方案仍然需要由公司在其服务器上托管。本地项目管理（称为自托管项目管理软件）需要安装在服务器和需要访问该软件的每个员工的计算机上。添加或删除用户可能很困难。此外，没有基于 Web 界面的旧项目管理工具对用户不是很友好，也不容易配置。

任何管理项目的公司都可以从此类软件中受益，但项目管理软件对于以下类型的业务至关重要：

专业服务公司：专业服务通常作为项目提供，例如推出产品的营销活动或公寓楼的设计。每个项目可以有不同的可交付成果和时间表，并且需要多种资源（人力和材料）。专业服务公司需要计划项目管理任务，为每个任务分配资源，并监控项目进度以按时按预算交付。

基于项目的制造商：基于项目的制造（也称为工程师订购或按订单制造）是指为每个客户定制的独特产品的生产。此类产品的一些示例是用于仓库的输送系统、石油和天然气的钻探设备或船舶。项目管理帮助这些公司设计、制造复杂的定制产品并提供维护服务。

项目管理软件的需求收集 (RFI/RFP)

需求应涵盖项目的整个生命周期，从范围界定和估计到规划、执行、监控和收尾。根据其运营的复杂性，购买者可能希望为对公司至关重要的功能创建更详细的要求。例如，将项目执行外包的企业将更多地关注定义、规划和跟踪项目。

比较项目管理软件产品

创建一个长列表

通过排除不适合买家的产品来创建长列表。如果买家只想要云软件，则所有在本地交付的解决方案都将被排除在列表之外。另一个基本标准可能是软件支持的项目方法。IT 部门和服务提供商更喜欢采用敏捷方法进行项目管理，这意味着通常不会考虑选择所有不支持此方法的解决方案。

创建一个简短的列表

上述要求列表将发送给包含在长列表中的供应商，以提供有关支持每个功能的详细信息。买家还应要求供应商提供客户参考和定价信息。强烈建议使用客观的第三方分析和软件评论来了解有关供应商及其产品的更多信息。使用供应商对 RFI、客户参考、评论和独立研究的回应，买家可以比较产品以确定它们的优势和劣势。在流程结束时，买家应该有一个提供非常相似功能的 2 到 4 个最终入围者的列表。

进行演示

区分入围产品的最佳方法是对每种产品进行演示，以了解它们如何在现实生活中使用。买家创建包含特定于他们公司的要求和工作流程的演示脚本，供应商提供实时演示，该演示遵循脚本。由于很长的演示可能会适得其反，因此买家应该关注关键功能。例如，与其要求供应商展示他们如何创建项目并向其添加任务（这是基本的项目管理），买方可能希望关注任务之间的相互依赖关系或项目时间表的更改。

除了功能要求外，购买者还应该根据产品的易用性和灵活性来评估产品，以确保它的直观性和协作性。参加演示的选择团队成员应按预定义的等级对每个标准或要求进行评分，这将使他们能够整合所有评分并客观地比较软件。

项目管理软件的选择

选择一个选择团队

选拔团队包括 CEO、CTO 或 CFO 等高管，以及项目经理或项目管理办公室团队成员。建议所涉及的项目经理具有管理项目和使用此类软件的丰富经验。

谈判

虽然软件成本通常是谈判中的一个重要因素，但购买者不应为了省钱而在功能上妥协。购买对公司不重要或不重要的组件或服务也可能很诱人。同时，买家应尽量获得折扣或免费工具和服务，以补充项目管理解决方案。

大中型公司还应考虑供应商帮助他们更新业务流程和项目管理最佳实践的能力。工程公司和营销机构的运营方式截然不同，仅靠项目管理软件可能不足以提高生产力。虽然它们可能很昂贵，但业务流程再造服务对于拥有复杂项目的公司来说至关重要。

最终决定

最终决定应由整个选拔团队做出。它应该基于收集到的关于每种产品、其供应商以及他们提供买方所需功能和服务的能力的信息。理想情况下，购买者应要求提供有关软件估计投资回报率的信息。供应商的合同期限和折扣也会对最终决定产生重大影响。

本地项目管理软件以永久或命名许可证的形式出售，允许购​​买者无限期使用该软件，无需续订。云或 SaaS 解决方案使用订阅模式，按月或按年对软件进行许可。这不包括操作系统或数据库管理的许可证，这是买方的责任。

大多数项目管理软件提供多个层级或版本，它们是具有不同功能的同一软件的版本。许多基本版本对有限数量的用户免费。理论上，云产品允许买家快速扩大或缩小（添加或删除用户）和更改版本。在实践中，供应商试图销售不太灵活的套餐或计划，只允许买家在合同结束时进行更改。许可证的成本可能因用户的角色（管理员、员工、经理或贡献者）而异。

最后，项目管理解决方案的初始成本可能包括供应商提供的各种服务，例如咨询、定制、集成或业务流程再造。

投资回报率 (ROI)

为了确定项目管理软件的投资回报率，购买者需要确定产品的成本（初始成本和持续成本）及其可量化的收益（提高生产力、减少管理任务所花费的时间、更好的资源分配）。

软件的成本和收益并不总是显而易见的。例如，持续成本代表用户访问系统所需的许可证，包括额外的支持、培训或软件配置。大公司可能还需要专门的员工来管理系统、用户访问或更改请求。收益的主要挑战是它们难以计算。因此，购买者必须估计项目管理软件的优势如何影响他们的财务和盈利能力。

项目管理软件是如何实施的？

根据软件的复杂性和买方的操作，实施可以是简单的或复杂的。

小型企业：有基本项目管理需求的小型企业通常采用无需安装的云软件。标准项目管理软件通常为这些公司提供足够的开箱即用功能，因此无需配置系统或购买额外的模块或插件。

中端市场公司：此类公司可能需要特定行业的功能、数据迁移以及与其他业务软件的集成。这些都需要一个实施计划和一个专门负责该过程的员工。供应商协助也很重要，尤其是在配置、数据迁移和集成方面。

企业：企业通常采用分阶段实施的方法，一次在每个位置或部门部署软件。这种方法比同时在任何地方部署系统更可取，这可能会导致严重的中断并需要大量资源。

谁负责项目管理软件的实施？

买家应该有一名负责实施的项目经理，他与主题专家团队以及供应商及其合作伙伴一起工作。

虽然经理和高管并不总是直接参与其中，但他们有责任使实施保持在正轨上。任何变更均由项目经理提出建议，并由主管经理批准或拒绝。

项目管理软件的实施过程是什么样的？

实施过程由几个阶段组成，可能并不总是适用于所有买家。例如，一家新公司不需要数据迁移服务，因为它没有来自以前系统的历史数据。

项目管理软件实施的主要阶段如下：

数据迁移：从买方以前用于管理项目的任何数据源中迁移数据，例如软件、电子表格、自定义解决方案和数据库。虽然保留历史数据对于报告目的至关重要，但公司不需要迁移过去项目的所有详细信息，例如项目计划、GANNT 图表等。

系统配置：系统配置因公司而异，可能是一项基本挑战。标准项目管理几乎不需要设置，但管理复杂流程可能涉及高级定制以及与其他系统或记录（如 CRM 或 ERP）的集成。

用户管理：用户管理定义了谁在系统中做什么，并相应地为他们分配访问权限。管理员可以访问所有功能，包括用户管理模块。项目经理可以添加和修改项目。大多数员工只能查看和完成分配给他们的任务。

测试软件：应使用演示数据库（用于日常操作的数据库副本）执行软件测试。理想情况下，演示数据集应包括来自迁移的数据以及系统和用户角色配置。

培训：可以使用在线学习工具或亲自进行用户培训（推荐给管理员和高级用户）。它还有助于培训可以帮助新用户进行培训的培训师。  

上线：上线是指从旧系统（或多个产品）切换到新的项目管理解决方案。不建议在上线后同时使用新旧软件，因为它会产生混乱、重复输入和生产力损失。

调整：一些调整在实施后是不可避免的。一般来说，复杂的实现和软件在上线后需要更多的调整。

什么时候应该实施项目管理软件？

建议避免在重要项目的关键阶段实施项目管理软件。当买家使用此类软件来管理项目成本和预算时，最好在年终财务结算流程之后完成实施。这可确保与项目相关的会计交易已关闭，并且不会影响新的会计年度。

云

云计算和移动技术使项目管理变得更实惠、更容易使用，这在近年来显着增加了采用率。这些技术还允许新玩家进入市场，并为传统软件提供更好、更灵活的替代方案。多云是另一个在软件市场获得牵引力的趋势。它指的是云供应商之间的合作伙伴关系，以在他们的产品之间提供更紧密的集成。更好的集成对预算较低的 SMB 公司有利，但大中型公司也应考虑其他集成选项。

合作

协作一直是项目管理的重要组成部分，但僵化的项目管理软件使其变得困难。最近的技术和新一代用户的更高期望使供应商提供了更好的协作功能，无论是开箱即用还是通过与其他软件的集成。许多供应商提供单独的协作解决方案作为其产品的一部分，而其他供应商仅关注此类软件。

功能性

扩展功能是指在项目管理的核心产品之上添加更多功能的趋势，例如客户管理、计费或会计。供应商使用这种策略将自己与竞争对手区分开来。这种方法对于喜欢将项目管理和其他功能作为单一产品交付的 SMB 可能是有益的。对于大中型公司来说，这也可能会让人感到困惑，因为扩展的功能并不总是足以满足他们的需求。

制造业

与项目管理软件相关的另一个趋势是制造和分销公司需要使其活动多样化以增加收入并提供更好的客户体验。传统上，只有重型机械或精密设备的制造商才会为客户提供安装和维护，以避免代价高昂的错误。如今，SMB 制造商正在采用类似的策略，但无法负担投资基于项目的 ERP 来管理他们的新活动。相反，这些公司依赖于项目管理或现场服务软件，这些软件通常与他们的 ERP 系统分开。

敏捷项目管理

敏捷项目管理是一种专注于跨职能团队之间协作的方法。与传统的瀑布方法相反，敏捷基于对可以触发纠正措施的项目进度的频繁检查。这样，可以在问题或挑战变得重要并可能危及项目成功之前迅速解决它们。敏捷项目管理还允许快速交付高质量的项目。虽然敏捷并不是一个新概念，但由于它的优势，它最近已被广泛采用，尤其是 IT 和软件开发公司。

虚拟化

虚拟项目管理依靠虚拟团队来完成任务并监控项目的有效性。虚拟团队是指跨多个地点远程工作的员工。这种方法可能会降低项目成本，但也会带来挑战，例如来自不同国家和文化的用户之间的沟通不畅，或者难以在不同时区安排员工。

工作管理

工作管理是一种新型软件，它结合了项目管理、工作流管理和协作流程功能来管理业务数据和操作的流动。工作管理和 PSA 软件的主要区别在于前者不提供会计等高级后台功能。未来，工作管理可能会越来越多地取代项目管理和后台工具。由于工作管理解决方案专注于服务业务，因此此类软件对于制造或物流等其他行业并不总是一个好的选择。

工具

大多数项目管理功能作为单独的工具存在，可以独立购买和使用。一些示例包括任务管理、时间跟踪和资源管理。时间表是项目管理工具的另一个例子，当他们不直接参与项目管理时，它们用于监控员工在各种任务上的时间。例如，安装和维护硬件的员工不需要使用项目管理软件，并且可以从使用时间表中受益。